AIFoiParcurs
Login

Gestiune flotă

Ce se întâmplă cu foaia de parcurs când vinzi mașina sau o scoți din uz

Luna în care mașina pleacă din firmă nu se închide pe 31. Foaia se oprește în ziua predării, iar kilometrii din contract trebuie să coincidă cu ultimul index. Un bon emis după acea dată nu mai ține de vehiculul vândut.

Cât timp mașina circulă, foaia de parcurs ține evidența deplasărilor. În ziua în care o vinzi, o predai sau o scoți din uz, evidența se închide. Nu la sfârșitul lunii, nu «când apucă contabilul», ci la data la care firma nu mai are mașina.

Inspectorul compară trei lucruri: data din contract sau din documentul de scoatere din uz, ultimul index de pe foaie și alimentările de după acea dată. Dacă cele trei nu se potrivesc, lunile anterioare — chiar bine ținute — intră și ele în discuție.

Ultima lună nu se lasă goală și nu se întinde până pe 31

Dacă mașina se vinde pe 12, foaia acoperă zilele de 1 până pe 12. Zilele de după predare nu se completează cu trasee, pentru că vehiculul nu mai era al firmei. O foaie dusă până pe 31, cu curse după vânzare, arată că evidența a fost făcută din urmă, nu în timp real.

Același principiu se aplică la scoaterea din uz: accident, casare, mașină blocată în service fără perspectivă de revenire, sau decizia firmei de a nu o mai folosi. Data care contează este data de la care mașina nu mai circulă pentru firmă, nu data la care dispare din gestiune contabilă.

Kilometrii din contract trebuie să bată cu foaia

Contractul de vânzare-cumpărare, factura și procesul-verbal de predare-primire au un index. Foaia de parcurs are altul: kilometrii cumulați până în ultima zi de folosire. Cele două cifre trebuie să fie același lucru.

Trei situații apar des:

  • Indexul din contract e mai mare decât foaia. Au existat kilometri neînregistrați. La un regim de 100%, acei kilometri nu au justificare.
  • Indexul din contract e mai mic decât foaia. Foaia declară drumuri pe care mașina nu le-a putut face. E mai greu de explicat decât lipsa unor kilometri.
  • Nu există index în documentul de vânzare. Fără cifră, foaia rămâne neancorată. La control, lipsa ei se citește ca o evidență care nu poate fi verificată.

Înainte de semnare, compară indexul din bord cu totalul de pe foaie. Diferența se rezolvă în ziua predării, nu peste șase luni, când nimeni nu mai știe cine a condus ultima cursă.

Alimentările de după predare nu mai sunt ale firmei

Un bon sau o factură cu dată ulterioară predării nu se leagă de mașina vândută. Carburantul cumpărat după ce vehiculul a plecat fie ține de altă mașină, fie nu este cheltuială a firmei. Data de pe documentul fiscal este cea care contează, nu data la care ajunge bonul la contabil.

Rezervorul din ziua predării se închide odată cu foaia. Litrii rămași nu se «consumă» pe hârtie în zilele următoare, pe trasee care nu au mai avut loc. Legătura dintre alimentări, kilometri și rezervor este aceeași ca în restul anului; se oprește doar intervalul.

50% și 100% nu se recalculează pe lunile deja închise

Vânzarea nu schimbă regimul lunilor anterioare. Dacă până pe 12 mașina a fost folosită exclusiv economic și dosarul o susține, deducerea integrală rămâne pe acele zile. Dacă a fost folosită mixt, rămâne 50%. Faptul că vehiculul nu mai este în firmă pe 31 nu transformă retroactiv lunile trecute.

În luna incompletă se aplică același regim, proporțional cu zilele în care mașina a fost a firmei. Nu se trece brusc la 100% «pentru că oricum pleacă», și nu se renunță la documente pentru că luna e scurtă. Condițiile pentru deducerea integrală sunt în articolul despre deducerea 100%.

Două mașini în aceeași lună

Când una iese pe 12 și alta intră pe 18, fiecare are propria foaie și propriul interval. Kilometrii nu se adună pe un singur document. Alimentările se repartizează pe vehiculul care exista în firmă în ziua bonului.

VehiculInterval pe foaieCe nu intră
Mașina vândutăDe la 1 până în ziua predăriiCurse și bonuri de după indexul din contract
Mașina nouăDin ziua în care firma o preiaKilometri sau alimentări dinainte de preluare

Zilele dintre predare și preluare, dacă există, rămân fără vehicul. Nu se acoperă cu «deplasări» pe mașina care nu mai era, nici pe cea care nu intrase încă.

Scoaterea din uz fără vânzare

Nu orice oprire este o vânzare. Mașina poate rămâne în patrimoniu, dar să nu mai circule: accident, casare începută, decizie internă de a o ține în curte. Foaia se oprește în ultima zi de circulație efectivă. Cheltuielile de după acea zi — combustibil, mai ales — nu se justifică printr-o foaie care declară drumuri inexistente.

Păstrează documentul care fixează data: proces-verbal intern, constatare de daună, sau decizia de scoatere din folosință. Fără o dată scrisă, «am oprit-o cândva în vară» nu închide evidența.

Greșeli frecvente

Foaie până pe 31, deși predarea a fost pe 12

Traseele din a doua jumătate a lunii nu au vehicul. La compararea cu contractul, diferența de zile este vizibilă imediat.

Index mai mic în contract decât pe ultima foaie

Foaia susține mai mulți kilometri decât mașina avea la predare. Cifrele nu pot fi ambele adevărate.

Bonuri după data predării, trecute pe mașina vândută

Documentul fiscal este ulterior ieșirii din firmă. Cheltuiala nu are vehiculul pe care se sprijină.

O singură foaie pentru mașina veche și cea nouă

Două intervale, două indexuri, un singur tabel. Nu se poate vedea unde s-a oprit una și unde a început cealaltă.

În ziua predării

Notează indexul, închide foaia la acea dată și nu mai atașa alimentări ulterioare pe acel vehicul. Trei verificări, făcute o singură dată, țin locul unei reconstrucții de după control.

Concluzie

Vânzarea sau scoaterea din uz închide foaia de parcurs la data predării, nu la capătul lunii. Indexul din contract și totalul de pe foaie trebuie să coincidă, iar bonurile de după acea dată nu mai aparțin mașinii care a plecat. Lunile deja închise își păstrează regimul. Mașina care o înlocuiește începe o foaie nouă, din ziua în care firma o preia.

Mai multe detalii