Folosință vehicul
Foi de parcurs și comodat: mașina personală folosită de PFA sau SRL
Dacă autoturismul e pe numele persoanei fizice, iar cheltuielile trec pe PFA sau pe firmă, primul document nu e foaia de parcurs. Este dreptul de folosință — de regulă un contract de comodat. Fără el, bonurile pe CUI nu țin la control.
Comodatul răspunde la o întrebare simplă: are activitatea dreptul să folosească mașina asta? Foaia de parcurs răspunde la alta: a fost folosită exclusiv în scop economic? Le amesteci, și la control cade tot dosarul — nu doar „un detaliu de contract".
Situația e frecventă. Titularul PFA sau administratorul SRL conduce mașina de acasă, alimentează pe CUI, iar talonul e pe persoană fizică. Foaia poate fi corectă ca formă. Inspectorul întreabă totuși de ce combustibilul, RCA-ul sau service-ul apar pe entitate, pentru un bun care nu e al ei.
Când ai nevoie de comodat
Când vehiculul nu e în patrimoniul PFA-ului sau al SRL-ului (nu e mijloc fix, nu e factură pe CUI, nu e leasing pe entitate) și totuși vrei să treci pe activitate cheltuieli legate de el: combustibil, întreținere, asigurări, piese.
Pentru PFA, cele trei situații tipice rămân: mașină personală (comodat persoană fizică → PFA), mașină cumpărată pe PFA, leasing pe PFA. Doar prima cere comodat. Pentru SRL, același principiu: mașina administratorului sau a unui asociat, folosită ca mașină de serviciu, cere drept de folosință documentat.
Dacă mașina e deja pe CUI sau în leasing pe entitate, comodatul nu e piesa centrală. Atunci discuția e 50% versus 100% și foaia de parcurs — vezi ghidul ANAF și articolul despre deducerea 100%.
Comodat sau decont de kilometri — nu pe aceleași curse
| Situație | Ce documentezi | Combustibil pe CUI? |
|---|---|---|
| Mașina e, de fapt, mașina de lucru a activității | Comodat + (pentru 100%) foaie de parcurs | Da, cu limitele 50% / 100% |
| Deplasări ocazionale (client, instituție, furnizor) | Decont lei/km, cu traseu și dovada plății | De regulă nu |
| Mix personal + activitate, fără reguli | Nici comodatul, nici decontul nu „spală" situația | Risc de recalculare |
Comodat: proprietarul pune mașina gratuit la dispoziția PFA-ului sau SRL-ului. Entitatea poate suporta apoi cheltuielile, cu aceleași reguli ca la un vehicul din patrimoniu. Decont: entitatea nu preia mașina. Persoana fizică se deplasează, iar PFA-ul/SRL-ul plătește kilometrii de serviciu. Nu treci și alimentările pe CUI pentru aceleași rute: inspectorul vede dublarea.
Ce trebuie să conțină contractul
Nu există formular ANAF tipizat. Contează că dreptul de folosință e scris, semnat și datat înainte de perioada pe care o justifici. Elementele minime:
Părțile contractului
Persoana fizică (proprietar) și PFA-ul sau SRL-ul (utilizator), cu CUI-ul fiecăruia clar identificat.
Identificarea vehiculului
Marcă, model, număr de înmatriculare, serie de șasiu. Contractul trebuie să identifice clar mașina.
Scopul comodatului
Folosință în activitatea economică, nu un text generic. Scopul justifică de ce cheltuielile pot trece pe firmă.
Durata contractului
Dată de început (și de sfârșit, dacă e cazul). Comodatul trebuie semnat înainte de perioada pentru care deduci cheltuieli.
Cine suportă cheltuielile
Combustibil, RCA, CASCO, ITP, service, anvelope — clar stipulat în contract.
Cine poate conduce
Titular, administrator sau angajați nominalizați. Important pentru dosar și asigurări.
Păstrează o copie cu dată certă (înregistrare la ANAF sau formă care face opozabilă data). Un comodat „semnat ieri" pentru cheltuieli de doi ani nu ajută. La control, lipsa contractului e greșeala specifică PFA-urilor cu mașină personală: fără comodat scris nu deduci nimic, indiferent de foaie.
Ce rol are foaia de parcurs după comodat
Comodatul deschide ușa. Nu închide discuția despre 50% și 100%. Pentru vehicule sub 3,5 tone și sub 9 scaune, regula implicită rămâne 50% fără foaie. 100% cere utilizare exclusiv economică, dovedită pe foaia de parcurs cu cele 4 elemente (pct. 16 alin. (2) din normele art. 25 și, pentru TVA, pct. 68 alin. (2) din normele art. 298): categorie, scop și loc, kilometri, norma proprie de consum.
Formatul e același ca la o mașină din patrimoniu: lunară e suficientă, electronică e acceptată, scopul trebuie să fie concret. Detaliile de model sunt în ghidul PFA și în articolul despre modelul de foaie. Aici contează ordinea: întâi dreptul de folosință, apoi evidența deplasărilor.
Pentru 100% la SRL, regulamentul intern care interzice uzul personal rămâne în dosar lângă comodat. La PFA, disciplina e aceeași: trasee de lucru, nu weekend și vacanță trecute ca „deplasare serviciu".
Greșeli care cad la control
Cheltuieli pe CUI fără comodat
Fără contract de comodat (sau alt drept de folosință clar), cheltuielile pe firmă pentru o mașină a persoanei fizice nu au justificare.
Comodat fără dată certă
Contract semnat după perioada controlată sau fără înregistrare care să dovedească data. La control, ordinea contează.
Facturi pe persoana fizică, deduse la firmă
Bonurile și facturile trebuie să fie pe CUI-ul entității, nu pe numele proprietarului.
Decont și alimentări pe aceleași curse
Nu poți deconta km și totodată trece combustibilul pe firmă pentru aceleași trasee. Inspectorul vede dublarea.
Foaie perfectă, contract lipsă
Foaia de parcurs nu compensează lipsa comodatului. Dreptul de folosință e primul document.
Alimentări în concediu sau weekend
Combustibil fără traseu economic ridică suspiciuni. Dacă mașina e folosită mixt, regimul de 50% e mai sigur.
Dosarul minim, pe vehicul
Ține la un loc: contractul de comodat, talon, ITP, RCA, foile lunare, bonurile de combustibil, eventuale facturi de service. În ghidul de control ANAF, contractul de comodat e în checklist lângă leasing și regulament. Inspectorul trebuie să poată citi, într-un singur dosar, cine are dreptul și ce s-a întâmplat pe traseu.
Concluzie
Dacă mașina e a persoanei fizice și o folosești în activitate, comodatul e primul pas, nu foaia. Apoi alegi 50% (fără foaie, fără pretenția de exclusivitate) sau 100% (foaie corectă, trasee reale, consum care se leagă de alimentări).
Ghidul PFA rămâne pagina despre obligațiile PFA-ului. Articolul de față e pagina despre comodat. Pentru calculul 50% versus 100%, vezi deducerea de combustibil. Pentru lista de documente la inspecție, vezi controlul ANAF pe cheltuieli auto.
Mai multe detalii
- Foaia de parcurs și cerințele ANAF în 2026 — cele 4 elemente obligatorii, format acceptat și greșeli frecvente.
- Deducere 100% combustibil: condițiile pentru TVA și impozit — condiții pentru TVA și impozit, calcul 50% vs 100% și ce verifică ANAF.
- Foi de parcurs pentru PFA: obligații, deducere și model — obligații pentru PFA, deducere și particularități față de firmă.
- Model foaie de parcurs lunară: structură și exemplu completat — structură lunară, exemplu completat și diferența față de FAZ.
- Control ANAF pentru cheltuielile cu autoturismele: ce documente trebuie să ai pregătite — dosarul de control: foi, bonuri, facturi, ITP, asigurări, contracte.
- Cum reduci timpul la foile de parcurs cu automatizare (fără Excel) — cum reduci timpul fără Excel: rute, validare consum, export pentru contabil.
- Traseul casă–serviciu pe foaia de parcurs: când e personal și când poate fi de lucru — naveta casă–sediu: când e personal, când poate fi de lucru, 50% vs 100%.
- Norma de consum pe foaia de parcurs: cum o stabilești și ce verifică ANAF — cum stabilești norma proprie și cum o leagă ANAF de alimentări și rezervor.