Pe cursă
Decont de kilometri: când îl folosești în loc de combustibil pe firmă
Mașina rămâne a persoanei fizice. Firma plătește kilometrii de serviciu. Bonurile de combustibil pe CUI, pentru aceleași curse, sunt a doua plată — și inspectorul o vede.
Decontul e pentru deplasarea ocazională: client, furnizor, instituție. Firma nu preia mașina. Nu trece pe CUI carburantul, RCA-ul sau service-ul. Plătește o sumă lei/km, pe traseul de serviciu, către persoana care a condus.
Când e calea corectă
Alegi decontul când autoturismul stă pe numele administratorului sau al angajatului, iar cursele pentru firmă sunt din când în când. Mașina de zi cu zi a activității are altă hârtie: comodat, apoi aceleași limite de 50% și 100% ca la un vehicul din patrimoniu. Cele două nu se amestecă pe aceleași curse. Bifurcația, pentru SRL, e în articolul despre mașina personală.
| Situație | Ce folosești | Combustibil pe CUI? |
|---|---|---|
| Câteva curse pe lună, mașina rămâne a persoanei | Decont lei/km | Nu |
| Mașina e, de fapt, mașina de serviciu | Comodat + foaie, dacă vrei 100% | Da, cu 50% sau 100% |
| Aceleași kilometri, de două ori | Niciuna dintre variante nu ține | Risc de recalculare |
Decontul acoperă kilometrii. Diurna acoperă timpul petrecut în delegație. Sunt sume diferite, cu acte diferite. Un ordin de deplasare arată că firma a trimis omul. Nu înlocuiește traseul, kilometrii și plata.
Ce stă pe hârtie
Nu există formular ANAF pentru decontul de kilometri. Inspectorul vrea să vadă că suma a plecat pentru o cursă de activitate, înainte de a o deduce.
- regula internă: câți lei pe kilometru și din ce se calculează;
- traseul, scopul și data — clientul sau instituția, nu „deplasare”;
- kilometrii de serviciu;
- suma, și dovada plății către persoana fizică (ordin de plată).
La impozit, cheltuiala ține dacă e făcută pentru activitate. Asta e regula din art. 25 alin. (1) din Codul fiscal. Fără traseu, scop și plată, suma arată a indemnizație rotundă, nu a deplasare.
Lei/km îl fixează firma
Nu există un tarif unic ANAF pentru firmele private. Baza simplă, scrisă în regulă: norma de consum a mașinii înmulțită cu prețul combustibilului din luna respectivă. Cifrele de mai jos sunt un exemplu de calcul, nu un plafon legal.
7 litri la 100 km × 8 lei/litru = 0,56 lei/km. O cursă de 100 km până la client = 56 lei, plătiți persoanei. Luna următoare, dacă prețul la pompă s-a schimbat, se schimbă și lei/km. Regula spune cum, ca să nu apară aceeași sumă în fiecare lună fără legătură cu drumul.
Pe suma plătită unei persoane fizice nu ai TVA de dedus. Nu există factură cu taxă. Dacă vrei TVA pe combustibil, calea e comodatul (sau mașina deja pe firmă), cu limitele din articolul despre deducerea 100%. Decontul închide alt subiect: transportul unei curse, nu dosarul mașinii.
Tabelul de rute arată cursele decontate
Lângă decont stă un tabel: dată, plecare, destinație, scop, kilometri. Poate fi o foaie scurtă, doar pentru cursele plătite. Nu e foaia lunară cu care justifici utilizarea exclusivă a unui autoturism de firmă. Acele patru elemente — categorie, scop și loc, kilometri, normă — sunt pentru dosarul de 100%, explicate în ghidul ANAF.
La decont, norma intră în lei/km. Nu o mai treci și pe bonuri de carburant pentru aceeași distanță. Altfel ai plătit drumul de două ori: o dată către persoană, o dată către benzinărie, pe CUI.
Ce cade la control
Inspectorul nu respinge decontul din principiu. Respinge suma care nu se leagă de o cursă, sau care se suprapune peste cheltuieli deja trecute pe firmă.
- Decont și bonuri de combustibil pe aceiași kilometri.
- Lei/km rotund, fără regulă și fără legătură cu consumul și prețul.
- Aceeași sumă în fiecare lună, fără trasee.
- Plată fără ordin către persoana care a condus.
- Weekend, concediu sau drumul la mall, trecute ca vizită la client.
Concluzie
Decontul e pentru cursa ocazională, cu mașina lăsată pe persoană fizică.
Câteva drumuri pe lună. Regulă lei/km, traseu, scop, kilometri, ordin de plată. Combustibilul rămâne al persoanei. Tabelul de rute arată ce s-a decontat.
Mașina e folosită curent pentru firmă. Acolo intră comodatul, iar cheltuielile pot trece pe CUI. Decontul pe aceleași curse dublează plata.
Când hârtia spune o singură poveste — cine a mers, unde, câți kilometri și cui i s-a plătit — subiectul e închis. Poți trece la treabă.