Pentru SRL
Mașina personală folosită de SRL: comodat, decont km și foaie de parcurs
Când autoturismul e pe numele administratorului, nu al firmei, cheltuielile nu trec automat pe SRL. Fără drept de folosință documentat, bonurile de combustibil pe CUI nu țin la control.
Dacă mașina e a persoanei fizice și o folosești în activitatea SRL-ului, ai nevoie mai întâi de un contract de comodat (sau un alt drept de folosință clar) sau de un decont de kilometri. Cele două nu se amestecă pe aceleași curse.
De ce foaia nu e primul document
Când mașina e în patrimoniul firmei, discutăm 50% vs 100% și foaie de parcurs. Detaliile sunt în ghidul ANAF și în articolul despre deducerea 100%.
Când e înmatriculată pe persoană fizică, inspectorul întreabă altceva: de ce plătește firma combustibil sau service pentru un bun care nu e al ei? O foaie frumoasă, cu facturi pe CUI, fără contract, e un semnal de alarmă, nu o protecție.
Comodat sau decont — alege unul
| Situație | Ce folosești | Combustibil pe CUI? |
|---|---|---|
| Mașina e, de fapt, mașina de serviciu a firmei | Comodat + (pentru 100%) foaie și regulament | Da |
| Deplasări ocazionale (client, instanță, furnizor) | Decont lei/km | De regulă nu |
| Mix personal + firmă, fără reguli | Niciunul nu „spală” situația | Risc de recalculare |
Comodat. Proprietarul pune mașina gratuit la dispoziția SRL-ului. Apoi cheltuielile pot trece pe CUI — cu aceleași limite de 50% / 100% ca la o mașină din patrimoniu. Comodatul răspunde la „are firma dreptul să o folosească?”. Foaia răspunde la „a fost folosită exclusiv economic?”.
Decont. Firma nu preia mașina. Persoana fizică merge la client, iar SRL-ul îi plătește km pe baza traseului, a sumei lei/km și a dovezii plății. Nu treci și alimentările pe firmă pentru aceleași rute: inspectorul vede dublarea.
Ce trebuie să existe pe hârtie
În contractul de comodat, minim: părțile (persoană fizică + SRL cu CUI), identificarea mașinii, scopul, durata, cine suportă combustibilul / RCA / service, cine conduce. Copie cu dată certă. Un comodat „semnat ieri” pentru cheltuieli de doi ani nu ajută.
La decont: politica internă, traseu și scop, km, suma, dovada plății către persoana fizică.
Dacă pretinzi 100% pe cheltuielile de pe CUI: foaie de parcurs cu cele 4 elemente, regulament intern, bonuri corelate cu km. Formatul foii e același ca la o mașină din patrimoniu.
Cheltuieli pe firmă fără comodat. Facturi de carburant pe numele persoanei fizice, deduse la SRL. Decont + alimentări pe aceleași km. Alimentări în concediu.
Pentru PFA, același principiu e în ghidul dedicat. Mai jos e calea pentru SRL.
Concluzie
Alegi un drum și îl ții până la capăt.
Mașina e, de fapt, mașina de serviciu. Faci comodat cu dată certă. Combustibilul, RCA-ul și service-ul pot trece pe CUI. Dacă vrei 100%, completezi foaia lunară (cele 4 elemente) și ai regulament intern. De aici, e aceeași disciplină ca la o mașină din patrimoniu.
Mașina e a ta, iar deplasările sunt ocazionale. Faci decont lei/km: traseu, scop, kilometri, dovada plății. Combustibilul rămâne al persoanei fizice. Foaia sau tabelul de rute arată ce curse s-au decontat.
Când alegerea e făcută și hârtia e la zi, inspectorul are un răspuns simplu: firma folosește mașina pe drept, iar km-ii de serviciu sunt evidenți. Subiectul e închis. Poți trece la treabă.