AIFoiParcurs
Login

Gestiune flotă

Mașina de firmă folosită de angajați: cine completează foaia și ce documente trebuie

Când angajatul conduce mașina firmei, foaia de parcurs nu dispare — doar se schimbă cine o semnează. Dar pe lângă foaie, trebuie și documente care arată că angajatul avea dreptul să folosească vehiculul. Inspectorul verifică ambele.

În firmele cu un singur administrator, lucrurile sunt simple: una e mașina, una e persoana, una e foaia. Dar în momentul în care un angajat conduce vehiculul — fie pentru livrări, deplasări la clienți sau teren — apar întrebări: cine completează foaia, ce documente trebuie la predare și ce se întâmplă dacă același vehicul e folosit de mai multe persoane.

Cine completează foaia de parcurs

Foaia de parcurs se completează de persoana care conduce vehicululîn acea zi sau perioadă. Nu de contabil, nu de administrator (dacă nu el a condus), nu de cineva care «știe să facă foi».

Practic, asta înseamnă:

  • Administratorul conduce — el semnează foaia.
  • Angajatul conduce — angajatul semnează foaia, iar firma păstrează un document care arată că avea dreptul să folosească mașina (delegație, fișă de predare sau menționare în regulamentul intern).
  • Mai mulți șoferi pe același vehicul — fiecare semnează pentru deplasările lui, sau se ține o evidență pe ture/zile.

Foaia poate fi completată de o singură persoană (de exemplu, un responsabil de flotă), dar semnătura conducătorului trebuie să apară. O foaie nesemnată sau semnată de altcineva decât cel care a condus e un semnal de alarmă la control.

Ce documente trebuie când angajatul folosește mașina

Foaia de parcurs arată unde a mers vehiculul. Dar inspectorul poate întreba și: «De ce a condus X și nu administratorul?» sau «Cu ce drept folosea angajatul mașina firmei?»

Răspunsul vine din documente interne, nu din explicații verbale.

Delegație sau ordin de deplasare

Pentru deplasările punctuale (client, eveniment, livrare), delegația arată că angajatul a fost trimis de firmă într-o anumită misiune. Include:

  • numele angajatului și funcția;
  • destinația și scopul deplasării;
  • perioada (date de plecare și întoarcere);
  • vehiculul folosit (număr de înmatriculare);
  • semnătura administratorului sau a persoanei care aprobă.

Delegația nu e obligatorie prin lege pentru orice deplasare, dar e utilă ca document suport. La control, leagă angajatul de vehicul și de scopul economic.

Fișa de predare-primire a vehiculului

Dacă angajatul folosește mașina în mod regulat (zilnic sau săptămânal), o fișă de predare arată:

  • data și ora predării;
  • km la bord la predare;
  • starea vehiculului (eventuale avarii, combustibil în rezervor);
  • semnătura celui care predă și a celui care primește.

Nu e un formular ANAF, ci un document intern. Scopul: să fie clar cine a avut mașina și în ce perioadă. E util mai ales când vehiculul trece de la un angajat la altul.

Menționarea în regulamentul intern

Dacă firma are un regulament intern auto, acolo se pot nominaliza angajații care au dreptul să conducă vehiculele firmei. Asta acoperă utilizarea curentă fără delegație pentru fiecare deplasare.

Mai mulți șoferi pe același vehicul

În firmele cu flotă mică, același vehicul poate fi folosit de mai mulți angajați — pe zile diferite, în ture sau în funcție de proiect. Foaia de parcurs trebuie să reflecte cine a condus și când.

Opțiuni practice:

AbordareCum funcționeazăCând e potrivită
Foaie separată per șoferFiecare angajat completează foaia lui pentru zilele în care a condus.Șoferi care folosesc mașina în perioade distincte (săptămâni diferite).
Foaie unică cu secțiune per șoferO singură foaie lunară, cu semnătura fiecărui conducător lângă traseele lui.Șoferi care alternează frecvent (zile diferite în aceeași săptămână).
Registru de predare + foaieUn registru separat arată cine a preluat mașina; foaia rămâne unică.Flotă mai mare, cu predări zilnice între șoferi.

Important e să nu existe «găuri»: km care apar pe bord dar nu apar pe nicio foaie, sau perioade în care nu se știe cine a avut mașina.

Ce verifică ANAF când angajatul e pe foaie

Inspectorul nu respinge automat o foaie semnată de angajat. Dar verifică dacă există o logică internă:

  • Angajatul lucrează în firmă? — contract de muncă activ pe perioada deplasărilor.
  • Are sens ca el să conducă? — funcția lui justifică deplasările (agent vânzări, curier, tehnician).
  • Există documente de atribuire? — delegație, regulament, fișă de predare.
  • Traseele coincid cu activitatea firmei? — deplasări la clienți reali, nu curse personale mascate.

Dacă administratorul e în concediu și foaia arată că tot el a condus, sau dacă angajatul a fost în concediu medical și totuși semnează trasee, apare o problemă de coerență.

Greșeli frecvente

Foaie semnată de administrator, dar a condus angajatul

E tentant să semneze «șeful» pentru că «așa e mai simplu». Dar dacă inspectorul compară cu pontajul sau cu delegațiile, vede că administratorul era în altă parte.

Lipsă delegație pentru deplasări în afara localității

Angajatul merge la un client la 200 km, dar nu există niciun document care să arate că firma l-a trimis acolo. Deplasarea pare personală.

Mai mulți șoferi, o singură semnătură

Vehiculul a fost folosit de trei persoane într-o lună, dar foaia are o singură semnătură. Cine a făcut traseele din săptămâna 2?

Angajat fără contract activ

Persoana care semnează foaia nu apare în registrul de angajați pe acea perioadă. Cum conducea mașina firmei?

Regulă practică

Oricine conduce mașina firmei trebuie să apară undeva: în regulamentul intern, într-o delegație sau într-o fișă de predare. Foaia de parcurs confirmă doar ce s-a întâmplat — nu dă dreptul de a folosi vehiculul.

Concluzie

Când angajatul conduce mașina firmei, foaia de parcurs rămâne obligatorie pentru 100% — dar trebuie completată și semnată de cel care a condus efectiv. Pe lângă foaie, firma păstrează documente care arată de ce angajatul avea dreptul să folosească vehiculul: delegație, fișă de predare sau menționare în regulamentul intern.

La control, inspectorul verifică coerența: angajatul exista, avea atribuții care justificau deplasările, iar km-ii de pe foaie se leagă de activitatea economică. Dacă totul se potrivește, subiectul e închis. Dacă nu — recalculare.

Mai multe detalii