AIFoiParcurs
Login

Document intern

Regulament intern pentru autoturismul de firmă

Foaia de parcurs arată unde a mers mașina. Regulamentul intern arată că folosirea personală este interzisă. Pentru deducerea de 100%, inspectorul le vrea pe amândouă — nu un PDF de zece pagini semnat în ajunul controlului.

Dacă pretinzi deducere 100% pe un autoturism sub 3,5 tone, foaia de parcurs nu e suficientă. Îți trebuie și un regulament intern (sau o politică auto) care interzice folosirea personală și e semnat de cei care conduc mașina. Fără el, regimul de 50% este varianta mai sigură.

Când îți trebuie, de fapt

Regulamentul nu este un formular ANAF și nu există un model obligatoriu impus prin lege. Ce contează este că firma a stabilit, în scris și înainte de perioada verificată, că mașina este destinată activității economice — nu weekendului sau drumului la mall.

La 50% nu este piesa centrală: ai recunoscut deja o utilizare mixtă. La 100%, inspectorul întreabă concret: ce regulă interzice folosirea personală și cine a semnat-o? Diferența dintre cele două regimuri o detaliem în articolul despre deducerea 100%. Aici discutăm strict documentul de reguli.

Regulamentul nu înlocuiește foaia de parcurs. Regulamentul spune „ce este permis”; foaia arată „ce s-a întâmplat”. Dacă cele două se contrazic — reguli de utilizare exclusiv economică, dar curse de sâmbătă pe foaie — cade regimul de 100%.

Ce trebuie să conțină — o pagină este suficientă

Nu contează volumul, ci aplicabilitatea. Un regulament de o pagină, dar respectat, este mai solid decât zece pagini copiate de pe internet. Minimul util:

ClauzăDe ce e acolo
Cine poate conduceAdministrator și angajați nominalizați — nu „oricine din familie”.
Interdicția utilizării personaleWeekend, vacanțe și naveta casă–sediu, dacă nu este traseu de lucru.
Ce înseamnă deplasare de serviciuClient, furnizor, instituție — nu formulări vagi de tip „diverse”.
Obligația foii de parcursCompletare lunară, cu cele patru elemente minime cerute de ANAF.
Abateri și sancțiuniCe se întâmplă dacă mașina este folosită în alt scop.

Pe prima pagină trec elementele de identificare: data, CUI-ul firmei, numărul de înmatriculare și cine aprobă documentul. Dedesubt, semnăturile celor care conduc mașina. Un regulament pe care nu l-a citit și semnat nimeni rămâne hârtie goală.

Ce cade la control

Inspectorul nu caută un document frumos formatat, ci coerența dintre reguli și realitate. Situațiile care anulează, în practică, regimul de 100%:

De evitat
  • Regulament care permite uzul personal, dar tu pretinzi 100%.
  • Model copiat de pe internet, fără mașina și persoanele tale.
  • Document semnat în ajunul controlului, „pentru” trei ani în urmă.
  • Foaie cu curse de weekend, regulament cu „utilizare exclusiv economică”.

Regulamentul nu ține loc de comodat

Dacă mașina este înmatriculată pe o persoană fizică, regulamentul intern nu rezolvă dreptul de folosință. Acolo, primul document este contractul de comodat. Cazul e detaliat în articolul despre mașina personală folosită de SRL. Regulamentul intervine după ce firma are dreptul de a folosi mașina, ca să justifice utilizarea exclusiv economică.

Păstrează-l în același dosar cu foile de parcurs, talonul, RCA-ul și (dacă e cazul) comodatul. În ghidul despre controlul ANAF pe cheltuieli auto apare direct în checklistul de documente.

Concluzie

Regulamentul intern este documentul care declară, în scris, că autoturismul firmei nu se folosește personal. Nu înlocuiește foaia de parcurs și nu ține loc de comodat, dar completează dosarul care susține deducerea de 100%. Ține-l scurt, adaptat mașinii și persoanelor tale, semnat la timp — și aplică-l în practică.

Dacă vrei ca foile de parcurs să rămână coerente cu alimentările și cu regulamentul, fără ore pierdute în Excel, AIFoiParcurs completează automat perioadele lipsă și exportă rezultatul gata pentru contabil.

Mai multe detalii