Leasing operațional: cine ține foaia de parcurs și ce deduci tu, nu firma de leasing

La leasing operațional, proprietarul rămâne firma de leasing. SRL-ul sau PFA-ul plătește rata și folosește mașina. Foaia de parcurs o ține utilizatorul, din ziua în care preia cheile până în ziua în care le predă înapoi.

Inspectorul pune alături patru lucruri: contractul, procesul-verbal de predare cu indexul, foaia de parcurs și facturile de rată și de combustibil. Dacă una lipsește sau datele nu se suprapun, deducerea integrală cade pe tot pachetul, nu doar pe benzină.

Foaia e a utilizatorului, nu a firmei de leasing

Firma de leasing nu face deplasările și nu ține evidența pentru ANAF. Contractul îți dă dreptul să folosești mașina. Foaia arată ce ai făcut cu ea. Fără dreptul din contract, bonurile pe CUI nu au vehicul. Fără foaie, un autoturism obișnuit rămâne la 50%, inclusiv rata.

Unele societăți de leasing cer un raport de kilometri, ca să închidă contractul sau să calculeze kilometrii peste limită. Raportul ăsta e pentru contract. Nu ține loc de foaie de parcurs: nu are scopul și locul fiecărei deplasări, nici norma de consum. ANAF cere foaia utilizatorului, cu cele patru elemente din ghidul despre cerințele ANAF.

O semnează cine a condus. Dacă a condus un angajat, foaia e a lui, iar firma păstrează documentul prin care i-a dat mașina. Predarea între șoferi e în articolul despre mașina folosită de angajați.

Dacă contractul e pe administrator, ca persoană fizică, SRL-ul nu e utilizator. Atunci lipsește comodatul sau decontul de kilometri, nu o foaie pe firma de leasing. Cazul e în articolul despre mașina personală folosită de SRL.

Rata și combustibilul urmează aceeași regulă

Limita de 50% nu se oprește la pompă. Art. 298 din Codul fiscal, pentru TVA, și art. 25 alin. (3) lit. l), pentru impozitul pe profit, acoperă și chiria, și leasingul. Sub 3,5 tone și cu cel mult 9 locuri, rata unui autoturism stă în aceeași regulă cu combustibilul: 50% dacă mașina e folosită și personal, 100% dacă e exclusiv în activitate și dosarul o arată. Pentru o dubă, pragul de masă și de locuri e în articolul autoutilitară vs autoturism.

La PFA, plățile din contractul de leasing sunt cheltuieli ale activității, cu aceeași alegere: 50% sau 100% cu foaie. Detaliile sunt în ghidul pentru PFA.

Dacă deduci combustibilul integral și rata doar pe jumătate, sau invers, dosarul spune două lucruri diferite despre aceeași mașină. Regimul se alege o dată, pentru vehicul, și se aplică tuturor facturilor din lună. Condițiile pentru 100% — foaie, regulament intern, documente fiscale — sunt în articolul despre deducerea 100%. Acolo sunt și categoriile care deduc integral fără foaie, cum sunt taxiul sau curieratul.

Avansul din contract ține de aceeași cheltuială cu rata. Nu se deduce integral doar pentru că se plătește o singură dată, la început.

Asigurarea inclusă în rată se deduce o dată, prin factura firmei de leasing. Dacă polița e plătită de societatea de leasing și e deja în rată, nu se mai trece și separat. O factură de RCA sau CASCO emisă direct pe firmă urmează aceeași regulă de 50% sau 100%, dar nu se adună peste suma deja cuprinsă în rată.

Luna de predare începe la indexul din procesul-verbal

Dacă mașina ajunge pe 18, foaia acoperă zilele de la 18 până la sfârșitul lunii. Zilele dinainte rămân goale: vehiculul nu era la tine. O foaie începută pe 1, cu curse dinainte de predare, arată că evidența a fost făcută din urmă.

Indexul din procesul-verbal de predare-primire este kilometrul de start. Nu zero, și nu o cifră rotundă pusă din memorie. Bonurile și facturile de combustibil cu dată anterioară predării nu se leagă de acest contract. Data de pe documentul fiscal e cea care contează, nu data la care ajunge la contabil.

La final de contract, foaia se oprește în ziua returnării

Închiderea seamănă cu vânzarea. Foaia se oprește în ziua în care predai mașina, nu pe 31 și nu în ziua în care vine factura de penalizare. Indexul din procesul-verbal de returnare trebuie să coincidă cu ultimul total de pe foaie. Cum se închide o foaie la predare e în articolul despre vânzarea mașinii.

Kilometrii peste limita din contract se văd în două locuri. Firma de leasing îi calculează față de indexul de la returnare și emite o factură. ANAF îi caută pe foi. Limita din contract, indexul de la predare și totalul de pe foi trebuie să spună aceeași poveste.

• Penalizarea arată kilometri în plus, foile nu. Au existat drumuri neînregistrate. La 100%, acei kilometri nu au justificare.
• Foile arată mai mulți kilometri decât indexul de la returnare. Evidența declară curse pe care mașina nu le-a putut face.
• Nu există index pe procesul-verbal. Foaia rămâne neancorată, iar factura de kilometri suplimentari nu are cu ce se compara.

Factura de kilometri peste limită este tot o cheltuială a vehiculului. Intră la 50% sau la 100% împreună cu rata și combustibilul. Nu repară o foaie lipsă și nu se deduce integral doar pentru că vine de la firma de leasing.

Două contracte în aceeași lună

Când un leasing se închide pe 12 și altul începe pe 18, fiecare mașină are propria foaie și propriul interval. Alimentările se repartizează pe vehiculul care era la tine în ziua bonului.

Zilele dintre returnare și preluare rămân fără vehicul. Nu se acoperă cu deplasări pe mașina predată, nici pe cea care nu intrase încă.

Leasingul financiar începe tot la predare

Aici e leasingul operațional: plătești o rată, iar la final predai mașina. La leasingul financiar, vehiculul intră în evidența utilizatorului, iar factura desparte principalul de dobândă. Foaia începe tot în ziua predării, cu indexul din procesul-verbal. Limitarea de 50% se aplică în continuare cheltuielilor cu autoturismul, inclusiv amortizării, dacă mașina nu e folosită exclusiv în activitate. Ratele nu devin integral deductibile doar pentru că mașina e în evidența firmei.

Greșeli frecvente

Nicio foaie, pentru că mașina nu e a firmei

Proprietarul e firma de leasing. Utilizatorul ești tu, iar deducerea se judecă la utilizator. Lipsa foii lasă rata și combustibilul la 50%, acolo unde vehiculul intră în limitare.

Raportul de kilometri către leasing, folosit ca foaie

Un total de kilometri pe an nu arată scopul deplasărilor. La control, el nu înlocuiește foaia.

Rată la 100%, combustibil la 50%

Aceeași mașină, același interval, două regimuri. Inspectorul ia regimul pe care dosarul îl poate susține, nu pe cel mai avantajos dintre ele.

Bonuri înainte de predare sau după returnare

Documentul fiscal cade în afara perioadei în care mașina era la tine. Cheltuiala nu are vehiculul pe care se sprijină.

CASCO din rată, dedus a doua oară

Polița plătită de firma de leasing și inclusă în factură e deja în cheltuială. A doua trecere dublează aceeași sumă.

Concluzie

La leasing operațional, foaia de parcurs e a utilizatorului, din ziua predării până în ziua returnării. Rata, avansul, combustibilul și factura de kilometri peste limită urmează aceeași regulă, 50% sau 100%. Indexul din procesul-verbal ancorează ambele capete. Contractul pe persoană fizică nu se acoperă cu foaia firmei: acolo intră comodatul sau decontul de kilometri.

Mai multe detalii

• Foaia de parcurs și cerințele ANAF în 2026 — cele 4 elemente obligatorii, format acceptat și greșeli frecvente.
• Deducere 100% combustibil: condițiile pentru TVA și impozit — condiții pentru TVA și impozit, calcul 50% vs 100% și ce verifică ANAF.
• Foi de parcurs pentru PFA: obligații, deducere și model — obligații pentru PFA, deducere și particularități față de firmă.
• Model foaie de parcurs lunară: structură și exemplu completat — structură lunară, exemplu completat și diferența față de FAZ.
• Control ANAF pentru cheltuielile cu autoturismele: ce documente trebuie să ai pregătite — dosarul de control: foi, bonuri, facturi, ITP, asigurări, contracte.
• Cum reduci timpul la foile de parcurs cu automatizare (fără Excel) — cum reduci timpul fără Excel: rute, validare consum, export pentru contabil.
• Foi de parcurs și comodat: mașina personală folosită de PFA sau SRL — mașina pe persoană fizică: comodat, decont de km și foaie de parcurs.
• Traseul casă–serviciu pe foaia de parcurs: când e personal și când poate fi de lucru — naveta casă–sediu: când e personal, când poate fi de lucru, 50% vs 100%.
• Norma de consum pe foaia de parcurs: cum o stabilești și ce verifică ANAF — cum stabilești norma proprie și cum o leagă ANAF de alimentări și rezervor.